Contratos
Descripción: Este procedimiento unificado permite crear, parametrizar, gestionar y finalizar contratos de venta recurrente en el sistema Dora. Está diseñado para empresas que prestan servicios por suscripción, alquileres o mantenimientos periódicos, ya que automatiza la emisión de facturas según la frecuencia programada (mensual, trimestral, anual), permite cobrar cuotas iniciales o anticipos y mantiene el historial centralizado de todas las facturas generadas por cada contrato
Proceso
Proceso: PARTE 1: Crear un nuevo contrato y configurar la facturación En el menú lateral de Dora, dirígete a Ingresos y selecciona Contratos. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Nuevo contrato. Datos principales: Cliente: Selecciona al cliente correspondiente desde tu base de datos. Nombre del contrato: Asigna un título descriptivo (ej. “Servicio de Mantenimiento Anual 2026”). Fecha de inicio y Fecha de fin: Define el periodo de vigencia del contrato. Configuración de la facturación recurrente: Frecuencia: Elige la periodicidad con la que se emitirán las facturas (Mensual, Trimestral, Semestral, Anual). Día de facturación: Especifica el día del mes en que el sistema debe generar automáticamente la factura. Forma de pago por defecto: Configura el método de pago predeterminado (Cuentas por cobrar, Efectivo, Transferencia, etc.). Detalle de productos o servicios: Agrega los ítems del catálogo que forman parte del contrato, asignando cantidades, precios unitarios e impuestos (IVA). Configuración de Pago Inicial (opcional): Si el contrato requiere un anticipo o cuota inicial al momento de la firma, ingresa el monto en el campo de Pago inicial. Haz clic en Guardar para dar de alta el contrato. PARTE 2: Facturar el Pago Inicial y ciclo automático Facturar el Pago Inicial: Si configuraste un pago inicial, ubica el contrato en Ingresos > Contratos y selecciona la opción Facturar pago inicial. El sistema creará inmediatamente la primera factura correspondiente a dicho anticipo. Generación automática recurrente: Una vez facturado el pago inicial, las cuotas posteriores se emitirán de forma automática en la fecha y frecuencia programadas sin requerir intervención manual. PARTE 3: Registro adicional y consulta de contratos y facturas Información adicional: Puedes ingresar a la ficha del contrato para añadir observaciones, notas aclaratorias o asignar el código del vendedor responsable. Visualización y filtro de contratos: En la pantalla principal de Ingresos > Contratos dispones de un listado con filtros por cliente, rango de fechas o estado (Activo / Finalizado). Consultar facturas generadas por el contrato: Al hacer clic en un contrato específico, puedes acceder a la sección de Facturas generadas (o Historial de facturas) para revisar todas las facturas emitidas bajo ese acuerdo. Dichas facturas también quedan registradas en el historial general de Ingresos > Facturas. PARTE 4: Finalizar o cerrar un contrato Cuando venza el plazo acordado o se requiera dar por terminado el servicio, ingresa a Ingresos > Contratos. Ubica el contrato en la lista, haz clic en el menú de opciones y selecciona Finalizar contrato. Confirma la finalización. El estado del contrato cambiará a Finalizado, lo que detendrá inmediatamente la generación automática de facturas futuras sin alterar ni borrar las facturas ya emitidas en el historial.
